Traiter efficacement ses emails
Nous sommes tous devenu dépendant des emails dans le domaine professionnel. Ce mode de communication écrit est de plus en plus complexe à traiter dans les entreprises.
Le traitement des mails représente un temps précieux.
Mails et insatisfactions
Il peut être une source d’insatisfactions à plusieurs niveaux:
- L’expéditeur: il attend une réponse de votre part. Il peut vous envoyer une relance. Cette relance aura pour effet de doubler (voire plus) votre nombre de mail en attente de traitement.
- Le destinataire principal: il est submergé de messages. Il peut développer une forme de « burn out » face à la tache.
- Les destinataires en copie: il est pollué par des informations. N’étant pas en destinataire principal, c’est de l’informatif et non en attente d’une réponse.
Bonnes pratiques professionnelles pour le traitement des mails
Il est nécessaire de prendre plusieurs précautions:
- Ne pas laisser le nombre d’email non-lus devenir trop important.
- Programmer des réponses automatiques (absence, réunion,…). Toutefois attention, émettre une réponse automatiquement génère 2 mails pour l’expéditeur: votre mail d’absence puis votre mail de réponse. Vous risquez à votre tour d’augmenter son nombre de mail à lire.
- Classer les messages: suis-je le destinataire principal ? ou en copie? Quelle urgence? Quelle durée de traitement? Dois-je le conserver et le classer dans mon organisation? Puis-je le supprimer? La mise en place dossier de classement (manuellement ou automatiquement avec des règles) vous offre la possibilité de réduire le nombre de mail non lus dans votre boite de réception. Toutefois, ils resteront en non lu dans vos dossiers. Il conviendra peut-être d’aller les lire (un jour ?).
- Planifier des temps de traitement de mail pour ne pas être interrompu tout au long de la journée
- Mettre en place un outil de traitement des SPAM et se désabonner des Newsletters
- Limiter les envois groupés pour éviter les réponses multiples
- Rédiger correctement le mail. Il faut faire des phrases simples, courtes et éliminer les fautes d’orthographe. Cela améliorera la compréhension et les mails de demande d’explication ou de réponses incomplètes ou erronées. La règle des 5C doit être appliquée.
Pour avoir une gestion optimale des mails, il est aussi nécessaire de prendre des temps de déconnexion. Ainsi, il est préférable de ne pas avoir sa boite pro accessible sur son téléphone pour ne pas être pollué. Le droit à la déconnexion est inscrit dans la loi no 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels