Télétravail et Événementiel : Pourquoi organiser un évènement en ligne ?
En cette période, le télétravail est devenu indispensable pour le fonctionnement de beaucoup de société. La « virtualisation » d’évènement en passant par internet demeure une solution pour continuer à échanger, à présenter, à former à distance quand la présence est rendue impossible.
Pourquoi organiser un évènement en ligne?
Il existe plusieurs formes d’évènements en ligne. Il peut s’agir de conférence téléphonique, de visioconférence (conférence téléphonique et vidéo), de démonstrations ou présentations en ligne,… Internet offre des possibilités multiples d’outils de communication. Certains outils sont même plus adaptés à l’environnement web qu’en présentiel.
Les gains à organiser un évènement en ligne :
- Gain organisationnel : le temps est précieux. Se réunir de façon « virtuelle » par internet permet d’éviter des temps de déplacement, optimiser les agendas de tout le monde, faire intervenir des spécialiste sur des courtes durées au milieu d’un évènement plus long,….
- Gain économique : pas de frais de location de salle, pas de frais de déplacement,… le temps étant de l’argent, le gain de temps génère également des économies. Le retour sur investissement (ROI) est plus rapide qu’avec un évènement physique.
- Gain écologique : moins de déplacement… mais, attention: internet, l’électricité,… consomme de l’énergie et donc à un impact sur l’environnement.
- Gain relationnel : l’échange entre les participants à l’évènement alimente le « réseau »
- Gain en interactivité : les outils numériques (murs collaboratifs, quiz, formulaire, questionnaire,…) permettent d’animer les évènements et de voir l’implication des participants en temps réel.
Les freins à ce type d’évènement en ligne :
- Qualité de la connexion internet de chacun des participants
- Capacité à savoir utiliser l’informatique
- Avoir et maitriser les outils
- Coûts d’infrastructure pour les évènements avec un grand nombre de participants
Des outils pour organiser des conférences et visioconférences en ligne:
Le web regorge de solution pour créer des évènements en ligne. Il est compliqué de lister toutes les solutions. Certaines sont payantes (généralement abonnement à l’usage), d’autres sont gratuites (ou pseudo-gratuite avec de la pub ou de la contrepartie).
- OVH propose une solution de conférence téléphonique gratuite : https://www.ovh.com/conferences/
- Solution de tchat et de visioconférence Microsoft Teams
- Google, grâce à son outil GOOGLE HANGOUTS , vous pouvez faire des appels et des visios
- ZOOM est une plateforme de réunion en ligne
- Skype offre une solution pour des visioconférences jusqu’à 10 personnes
- LiveStorm est un outil de communication vidéo complet
- Blizz est un outil développé par TeamViewer, le leader du partage d’écran à distance. Version gratuite jusqu’à 5 personnes.
- Webex propose une offre gratuite intéressante jusqu’à 100 participants
Ces outils ont été listés mais n’ont pas tous été testés. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive.
Des conditions d’utilisation dans l’offre gratuite sont souvent mise en œuvre (temps limité, nombre de participants limité,…). Il convient de tester les plate-formes selon les attentes et contraintes de votre organisation et de votre type d’évènements.