Audit Organisationnel

L’audit organisationnel est une photographie à un instant T des processus d’une organisation. Il permet d’identifier les traitements, les process, les habitudes, les outils,… mis en œuvre par l’entreprise (organisation).

L’audit doit mettre en évidence les points forts et les points d’amélioration pour s’inscrire dans un processus d’amélioration continue.

L’audit peut être soit dirigée vers les personnes soit vers les processus. Toutefois, il est fréquent d’utiliser les 2 approches pour avoir une vision plus globale et croiser les informations.

L’auditeur a pour mission:

  • Comprendre l’organisation de l’entreprise
  • Etudier les documents et les processus de traitement
  • Recueillir des informations sous forme d’interview des collaborateurs
  • Analyser l’information pour la synthétiser
  • Formaliser la restitution à destination de la direction

Dans quels cas procéder à un audit organisationnel?

Nous avons identifié 3 cas:

  • Votre entreprise doit évoluer avec de nouvelles missions, une réorganisation des processus de traitement, la mise en place de nouveaux outils, une démarche Qualité-Sécurité-Environnement ou par nécessité face à une problématique technique, économique…
  • Votre société est confronté à des dysfonctionnements, des actes de non-qualités ou des risques opérationnels pour lesquels les solutions internes n’ont donné aucune satisfaction.
  • Vous désirez optimiser les processus de production pour dépasser vos objectifs de performances, de qualité ou économique.

Recrutement: les questions interdites

J’ai du faire passer des entretiens d’embauche. Et, je me suis posé quelques questions concernant les questions que l’on pouvait ou non poser à un candidat.

En effet, certaines question peuvent être jugées discriminatoires par un candidat.

Aussi, j’ai fait quelques recherches. Et, la loi a prévu d’interdire certaines questions.

Il faut bien avoir en tête qu’un entretien d’embauche est là pour vérifier l’adéquation des compétences du candidat par rapport au poste proposé.

L’article L1221-6 du Code du travail prévoit que « les informations demandées (…) au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles ».

Ainsi, le recruteur n’a pas le droit de poser des questions concernant la vie privée du candidat. Elles pourraient influencer la sélection de l’employeur sur des critères non professionnels.


Le législateur a listé les motifs de discrimination dans la loi du 23 Mars 2006 relative à l’égalité salariale entre les hommes et les femmes. On retrouve parmi ses critères les origines, le sexe, la situation familiale, les mœurs, les grossesses, les orientations politiques et religieuses ainsi que les activités syndicales.

Globalement, il existe 4 grandes catégories de questions à ne pas poser:

  • La sexualité et la situation familiale.
  • Les opinions politiques
  • La religion
  • Les activités syndicales

Si le recruteur venait à poser une question discriminatoire, le candidat peut saisir les prud’hommes ou porter plainte.  Le recruteur peut être puni pour discrimination jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45000 Euros d’amende (cf. articles 225-1 et 225-2 du Code pénal).Le recruteur peut parfois être très limite. Il faut rester vigileant.

Quelques exemples:

êtes-vous prêt à travailler tard le soir ? A cette question, le candidat peut se sentir obligé de donner des informations personnelles du type: « Avec mes 3 enfants, c’est compliqué » ou « je suis célibataire, je n’ai pas de contrainte d’heure ».

– où habitez-vous ? Cette question peut être jugée comme indiscrète. Mais, elle n’est pas discriminatoire notamment si le candidat a des astreintes à effectuer.

Comment fonctionne votre société actuelle? Toutes les questions liées à un employeur peuvent être associées à la divulgation d’informations confidentielles (ex: méthodes, brevets,..).

Le chef d’orchestre

Une Direction efficace donne les priorités. Un Manager efficace est l’autorité qui les concrétise.

Stephen Covey (né en 1932)



Je définirai le manageur comme le chef d’orchestre. S’il donne le rythme et fixe des objectifs individuels, il ne pourrait rien faire sans ses musiciens: ses collaborateurs.
Ce sont les compétences individuelles organisées entre elles qui permettent de construire.

Certaines qualités sont souvent misent en avant pour être un bon manageur:
Animer. Le manageur anime avec des outils pédagogiques efficaces.
Il faut associer au verbe animer 2 définitions pour être complet:

  • Animer comme mettre quelque chose en mouvement.
  • Animer comme communiquer.

Le manageur doit savoir mettre les collaborateurs en mouvement, au travail. Il doit aussi être bon communicant.

Ecouter.  Il doit savoir être attentif aux attentes et aux messages des collaborateurs.

Encadrer. Le manageur a pour mission de superviser les tâches confiées aux collaborateurs tant sur le plan quantitatif que qualitatif. Il fixe les objectifs individuels, mesure la réalisation, suit et motive les collaborateurs.

Analyser. Un seul grain de sable dans un engrenage maillon pourrait casser toute la machine. Le manageur doit avoir une analyse objective sur les taches réalisées et doit ainsi avoir un esprit d’analyse et de synthèse.

Contrôler. Je dis souvent que la confiance n’exclut pas le contrôle. Si chaque collaborateur a son périmètre de responsabilité selon son savoir-faire, le manageur contrôle les dysfonctionnements car ils sont souvent difficilement rectifiables sans une identification rapide.

S’engager. Le manageur s’engage dans la réalisation des tâches qui lui ont été confiées par la direction de l’entreprise. Il est indispensable qu’il maîtrise les outils de base du management tels que le QQCOQPC, le MALINS, le DESC….

C’est URGENT !! …

Il n’y a pas d’urgences. Il y a que des retards.

Un manageur doit apprendre à gérer son temps. Ces urgences sont liées généralement à des retards en raison d’une mauvaise anticipation / planification.

Des astuces pour mieux gérer votre temps:

Organiser son environnement de travail: Un bureau bien rangé est la source d’une bonne organisation et d’un gain de temps potentiel en cas de recherche d’un document (par exemple).
On pourra conseiller au manageur d’adopter la méthode des 5S.

Planifier: L’outil indispensable au manageur est l’agenda. Lors d’une formation, il m’avait été dit que l’agenda est le « slip du manageur ». Il doit toujours en avoir un sur lui. Ainsi, il faut toujours avoir son agenda sur soi quelle que soit la forme (papier ou numérique).
Il vous faudra respecter ce planning avec une certaine rigueur.

Prévoir les imprévus: Lors d’une journée ou d’une semaine de travail, il y a forcement des imprévus. Des choses qui doivent être réalisées sans délai. Aussi, en planifiant vos actions, vos rendez-vous, vos livrables, votre production, il est toujours nécessaires de prévoir de créneaux horaires « Imprévus ». Ainsi, si un réel imprévu arrive, vous pourrez le traiter sans vous mettre en retard. Si vous n’avez pas d’imprévu, vous pourrez prendre de l’avance sur d’autres choses.
Bien évidemment, l’imprévu n’arrivera pas le jour et l’heure planifié. Toutefois, en déplaçant un minimum de taches dans l’agenda, vous pourrez répondre aux besoins et problématiques.

Savoir dire « non« : Ce n’est pas parce que l’on ne répond pas immédiatement que l’on ne sera pas un bon manageur. Typiquement, on sait que certains collègues vont venir nous interrompre pour des questions, des problématiques ou tout simplement pour « papoter ». Le manageur doit savoir dire « Non » en précisant que ce n’est pas le moment et qu’il faudra attendre « son tour ».

Décaler ses horaires: Pour éviter les « interruptions » et être plus efficace dans le calme, il ne faut pas hésiter à arriver plus tôt, partir plus tard ou déjeuner sur le pouce. Le manageur est souvent plus efficace lors de période au calme.

Afficher son indisponibilité: Selon son environnement, il est parfois judicieux de mettre en place un mécanisme pour ne pas être déranger. Certains manageurs qui disposent d’un bureau aime fermer leur porte quand ils ne veulent pas être dérangé.
J’ai déjà vu en open space un manageur mettre tout simplement un panneau « Ne pas déranger ». Ou, tout simplement informant ses collaborateurs et collègues que l’on a besoin d’un moment pour traiter efficacement un dossier.

Se fixer ses objectifs. En se fixant ses propres objectifs, il faut s’y tenir sans mentir. Se mentir à soi-même ou aux autres. Il ne faut pas se trouver de « bonnes excuses » pour décaler ses échéances.

Les clés de la pédagogie

Lors d’une formation de formateur chez CEGOS, j’ai découvert les 7 clés de la pédagogie.

Source CEGOS

Les 7 Clés :

  • 1- Inscrire la formation dans le temps
  • 2- Varier les modalités d’animations
  • 3- Rendre les participants acteurs
  • 4- Concevoir des supports adaptés
  • 5- Favoriser la prise de conscience des apprentissages
  • 6- Donner du sens
  • 7- Etre orienté participant

Le formateur peut avoir 3 facettes différentes: l’expert, l’animateur et/ou le concepteur.

Il doit prendre en considération son public pour adapter sa façon d’animer. Le formateur doit agir avec souplesse et directivité.

Il utilise 5 méthodes d’animation: Analogique, Magistrale, Interrogative, Démonstrative, Découverte. Selon la méthodes, des types d’exercices sont à privilégier.

Source : CEGOS

Les erreurs à éviter dans un CV

J’ai listé quelques erreurs à éviter lorsque l’on postule à un poste par l’envoi d’un CV et d’une lettre de motivation.

– Le CV type et la lettre d’accompagnement type.

Il faut que le CV soit un minimum personnalisé en fonction de l’annonce et du poste recherché. Envoyer le même CV à tous les recruteurs est une erreur fréquente.

De même, il faut impérativement personnalisé votre lettre de motivation en l’adaptant à votre interlocuteur et à la société.

Exemple d’un lettre reçue:
« Je vous sollicite car je sais que dans une société ayant une renommée internationale telle que la votre, je pourrais acquérir des compétences et des pratiques au contact de nombreux professionnels reconnus. Votre offre de stage m’intéresse particulièrement car cette formation va me permettre de travailler dans un environnent dynamique et diversifié. « 

Pour information: La candidate postulée pour un stage de 2 semaines en tant que chargée de clientèle pour réaliser une enquête client par téléphone dans une TPE locale avec pour seul professionnel : le dirigeant. Trouvez l’erreur !


– Des compétences inappropriées:

Le CV qui arrive pour une annonce avec des compétences inappropriées montre que le candidat ne sait pas répondre à un besoin précis. Cette candidature sera écartée systématiquement.

Exemple: je passe une annonce pour recruter un informaticien spécialisé en programmation web. Je reçois un CV d’un électrotechnicien programmant des machines outils.


–  Le CV imprécis:

Des informations (volontairement ou non) vagues. Le recruteur doit avoir une synthèse du parcours et des compétences mais disposer des éléments essentiel à l’étude de la candidature.

Exemple: compétence en bureautique
Quels logiciels? quel niveau?

Exemple: Travail au restaurant XXX
Quelle était la mission: Serveur? Cuisinier? Agent d’entretien? Directeur?

Une mise en page trop décalée:

Il est important de se distinguer pour que le recruteur se rappelle de votre CV. Mais, éviter l’excentricité. Vous envoyez votre CV. Vous jouez votre avenir professionnel. 
De la couleur: Oui mais sobre. Une police de caractère lisible mais pas plusieurs.
Le curriculum-vitae doit être sobre et professionnel tant dans la forme que le fond.
Votre CV ne doit pas dépasser 1 page. Au maximum 2 pages si vous avez de nombreuses années d’expériences.

Exemple:  
Un graphiste qui postule en envoyant par mail une plaquette commerciale sous forme d’une feuille à plier d’une certaine façon pour pouvoir comprendre son parcours et ses compétences… 
Entre la plaquette sur fond noir qui bouffe toute la cartouche d’encre et la séance d’origami, le recruteur est marqué par l’originalité mais agacé d’avoir perdu son temps.


Les fautes d’orthographe:

Tout le monde n’est pas un as en orthographe (moi le premier!) mais relisez, faîtes relire et utiliser les outils informatiques pour éliminer les fotent d’ortaugraffe et de frapppe dans votre CV et votre lettre de motivation.

Exemple:  
– Je fait suite a votre anonce pour un poste de conptable espérimenté.
 

Objectifs MALINS ou SMART

J’ai constaté que les manageurs et chefs d’entreprises avaient du mal à fixer un objectif précis à leur collaborateur.
Le fait que l’objectif ne soit pas assez précis, pas mesurable, pas atteignable, engendre des conflits et de la non-qualité au sein des sociétés.

Quand la conjoncture économique n’est pas favorable au développement des affaires. Il n’est pas nécessaire d’ajouter des conflits au sein de la société. L’énergie de chacun doit être utilisée au mieux pour développer la valeur ajoutée, l’esprit d’initiative et la créativité productive.

Il existe plusieurs méthodes pour fixer un objectif. Le MALINS ou le SMART.



Ces 2 outils ont équivalents. Le MALINS peut être considéré comme la traduction Française du SMART dont les mots à l’origine sont en Anglais.

Ces méthodes peuvent être utilisées aussi bien par le manageur, le chef d’entreprise ou même le chef de famille avec ses enfants.

MALINS

 L’objectif doit être Mesurable, Atteignable, Limité, Identifiable, Négociable et Stimulant.

– Mesurable: des indicateurs chiffrés doivent être mis en place pour mesurer des quantités ou des fréquences. L’objectif ne doit pas reposer sur un « plus », un « beaucoup » ou un « mieux ». Il doit y avoir un indicateur identifiable, précis et non contestable.

– Atteignable : l’objectif doit être atteignable par le collaborateur. Il ne faut pas voir trop grand ni trop petit. Ce serait le meilleur moyen de se décourager. Il doit donc être adapté à ces capacités et ses ressources.

Limité :  Il faut définir des limites dans le temps, dans l’espace, etc. Limité, c’est correctement définir le cadre et les régles.

– Identifiable: L’objectif doit être concret. Identifiable par le manageur et le collaborateur. Chacun doit avoir tous les « billes en main ».

Négociable : l’objectif doit pouvoir être adapté ou modifié au cours de son application en fonction d’évènements non prévisibles au moment de l’élaboration.

– Stimulant:  Pour que le collaborateur soit motivé à atteindre son objectif, ce dernier doit être stimulant. On pourra ainsi associé l’atteinte de l’objectif à une prime, une promotion,… un stimulant.

SMART

Il s’agit en quelque sort de la version anglophone de la méthode MALINS.

SMART signifie:
Specific (spécifique)
Measurable (mesurable)
Accepted (accepté)
Realistic (réalisable)
Time-bound (temporellement défini)



Pour ma part, j’ai pris le choix de fixer les objectifs de mes collaborateurs avec eux en face à face.
J’ai en tête un objectif. Je demande à ce qu’il soit défini en croisant ma vision et celle du collaborateur qui devra atteindre l’objectif. Ainsi, la négociation, la stimulation, et les parties mesurables sont traités de vive voix.
Je demande ensuite au collaborateur de reformuler par écrit l’objectif afin de le formaliser et contrôler la compréhension. Et, chacun s’engage à tout mettre en oeuvre pour que l’objectif puisse au moins être atteint en signant le document et en conservant chacun un exemplaire de celui-ci.

A la date fixée dans le cadre de la « Limité temporelle », il est important de discuter ensemble de l’atteinte ou non de l’objectif. Pourquoi l’objectif est atteint? Pourquoi n’a-t-il pas été atteint? Quelles sont les conclusions à en tirer? Quelle est la prochaine étape?

Ne pas atteindre un objectif n’est pas forcement grave si l’on sait identifier les raisons et mettre en place les moyens pour corriger ce qui n’a pas fonctionné.





Un exemple à ne pas suivre:

Chaque année, les salariés de la société dans laquelle je travaillais avaient un entretien avec notre supérieur pour définir des objectifs. C’était aussi le moment pour négocier des formations, des promotions, des changements de poste,…
Mon nouveau manageur, tout juste arrivé dans l’entreprise, m’explique sa nouvelle stratégie et me fixe un objectif totalement irréalisable car en dehors de mon périmètre de compétences et de responsabilités.
S’il avait en être sa vision stratégique, il n’avait pas connaissance de mon dossier et n’avait prévu ni les outils permettant de répondre à ces attentes (ex: formations).
Au bout de quelques mois, bien évidemment, l’objectif n’a pas été atteint. Et, ce fut le clash !

Qu’a-t-il manqué? La phase de négociation mais aussi la stimulation. En fixant cet objectif trop ambitieux et inadapté, la stimulation n’était plus au rendez-vous.

Ni lui, ni moi à l’époque ne devions connaitre le MALINS, sinon nous ne nous serions pas mis dans cette situation difficile.

Le QQCOQP

Le QQCOQPC est un outil  obligeant au questionnement exhaustif. Il permet de définir précisément le contour d’une problématique à définir ou à résoudre ou d’une action à réaliser.

Que signifie QQCOQPC?
– Qui
– Quoi
– Comment
– Où
– Quand
– Pourquoi
– Combien

On définit ainsi la personne, le fait, la méthode, le lieu, le temps, la raison et le coût ou la quantité.

Cet outil est bien connu des qualiticiens et des manageurs. Il est simple et efficace pour traiter d’un sujet sans oublier un point important.

DESC: pour passer un message difficile

En tant que manageur, il faut parfois passer un message difficile à un collaborateur.
Pas toujours simple d’annoncer une « mauvaise » nouvelle.

Il existe une méthode en 4 lettres pour formuler le message: D.E.S.C.


La méthode du Desc permet au manageur de transmettre un message avec assertivité.
Que signifie DESC?

– D pour Décrire la situation. On va pouvoir dresser un constat factuel de la situation qui est la cause du message difficile à transmettre.

Exemple: Je constate que les objectifs qui ont été fixés ne sont pas atteints. Il a été réalisé X produits alors que l’objectif chiffré était de Y.

– E pour Exprimer son sentiment. Le manageur doit formuler ses sentiments de regret de la situation, sa déception.

Exemple: Je regrette que les objectifs ne soient pas atteints. Je pensais que tu avais les capacités à produire la quantité fixée.

– S pour Suggérer des solutions. Le manageur doit être en mesure de proposer des solutions pour que la situation ne se reproduise pas.

Exemple: Je te propose de revoir ton poste de travail pour optimiser tes taches. Ainsi, tu pourras mieux répondre aux objectifs. Si besoin, nous pourrons t’envoyer en formation.


– C pour Conclure de façon positive. Il faut toujours terminer sur un message positif pour remotiver le collaborateur.
Exemple: De cette façon, la prochaine fois, l’objectif sera atteint voire dépassé.

Formation: le 505

Un collaborateur part en formation. Le manageur doit respecter la règle de 505 pour que celle-ci se passe bien.

Envoyer un collaborateur en formation n’est pas neutre pour l’entreprise et son manageur. Bien que la formation soit souvent prise en charge par l’OPCA, l’absence du collaborateur « coûte » à l’entreprise.
Il n’est pas question que celle-ci se passe mal.

Aussi, il existe la règle du 505 pour le manageur.

5 : Le manageur doit échanger pendant 5 minutes avec le collaborateur sur l’objectif de la formation avant que celui-ci ne parte en formation. C’est l’occasion d’un point et de contrôler la motivation du collaborateur. Cet entrevue peut être l’occasion d’une re-motivation si celui-ci n’est pas moteur pour aller se former.
C’est le moment de vérifier qu’il a tous les éléments pour aller en formation (horaire, plan,…)


0 : Le manageur ne doit pas déranger le collaborateur pendant sa formation. Il doit le laisser tranquille pour qu’il soit attentif et efficace pour l’acquisition de nouvelles compétences.

5 : Dès le retour de la formation, le manageur et le collaborateur doivent échanger pendant 5 minutes sur le contenu de la formation et le ressenti du collaborateur-stagiaire.


2 fois 5 minutes qui permettront de mettre le collaborateur dans une dynamique d’apprentissage.

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